Khi làm việc với Excel, nhiều bạn thường hay gặp phải lỗi định dạng số trong Excel 2007. Việc làm việc với các số liệu khó tránh khỏi lỗi không định dạng được các dữ liệu này. Điều này có thể dẫn đến các sai sót trong quá trình tính toán, tạo biểu đồ hay tổng hợp. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn xử lý những lỗi sai này trong bài viết dưới đây!
Tìm ra lỗi định dạng số trong Excel 2007
Trong Excel có một bộ lọc vô cùng mạnh mẽ chắc hẳn ai cũng biết đó chính là AutoFilter. Bộ lọc này không chỉ dừng lại ở việc lọc dữ liệu hay nội dung thông thường. Mà hơn thế nữa, AutoFilter còn giúp phát hiện và lọc ra những lỗi về dữ liệu trong bảng tính.
Chính vì thế, lỗi định dạng số trong Excel 2007 có thể được tìm ra như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm lỗi
Bước 2: Nhấn vào thẻ Data, ở nhóm Sort & Filter nhấn chọn Filter (biểu tượng là hình cái phễu)
Bước 3: Tại cột dữ liệu số nhấn chọn vào hình mũi tên. Sau đó các dữ liệu dạng số sẽ được sắp xếp trong hộp thoại chứa dữ liệu cần lọc của AutoFilter như sau:
- Tăng dần theo thứ tự nhỏ đến lớn (nếu có số âm thì sẽ tính từ phần số âm trở đi)
- Nếu chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằm cuối cùng trong danh sách lọc tự động
Nhìn vào bảng trên ta thấy, số 124,235 nhỏ hơn số 12,489,621 nhưng lại có vị trí phía sau. Lý do là số này đang sai loại dữ liệu vì có chứa dấu cách.
Phát hiện lỗi định dạng số trong Excel 2007 bằng phép toán
Điều bạn cần ghi nhớ là dữ liệu dạng số thì có thể thực hiện các phép toán cộng, trừ, nhân, chia. Còn dữ liệu dạng Text thì không thể thực hiện điều này. Chính vì thế khi thực hiện phép toán mà có lỗi là #VALUE!. Thì điều chắc chắn là dữ liệu đó đang gặp lỗi định dạng số trong Excel 2007.
Cách xử lý
Sau khi bạn đã xác định được lỗi bằng bộ lọc AutoFilter hoặc bằng cách thực hiện phép toán. Chúng ta sẽ tiến hành xử lý các lỗi này bằng các bước như sau:
Thống nhất 1 định dạng dữ liệu dạng số
- Chọn tất cả những vùng có chứa dữ liệu dạng số
- Sau đó nhấp chuột phải rồi chọn Format Cells, cuối cùng chọn Number
Sửa lỗi định dạng số trong bảng tính Excel
Có 2 cách để khắc phục được lỗi định dạng số là sử dụng bộ lọc AutoFilter hoặc hàm Value.
Bộ lọc AutoFilter
Để tìm kiếm ra được lỗi sai trong bảng tính Excel ta căn cứ giá trị lớn nhất của dãy số. Dãy số này đã được xếp tự động trong bộ lọc AutoFilter như sau: phần trước số là những số có định dạng đúng, còn phần sau số là những số bị lỗi định dạng. Sau khi lọc và tìm ra được những số bị sai định dạng thì ta tiến hành nhập lại các số đó.
Hàm Value
Ngoài cách sửa trực tiếp luôn vào bảng thì ta có thể tạo cột phụ rồi sử dụng hàm Value. Cách này có thể chuyển giá trị trong bảng về đúng dạng dữ liệu bằng cách như sau:
- Sao chép hết dữ liệu gốc sang 1 trang tính khác. Sau đó xử lý lỗi trên trang tính sao chép để đảm bảo dữ liệu không bị mất.
- Bạn sử dụng Replace có chức năng xóa bỏ các ký tự thừa như là dấu cách, dấu chấm,… bị lẫn vào các ký tự dạng số
- Ở những định dạng khác (không phải dạng Number nhưng toàn là ký tự dạng số) thì ta sử dụng hàm Value trực tiếp. Sau khi cho ra kết quả của hàm thì sử dụng chức năng Copy/Paste special>Value sẽ trả về kết quả vào bảng dữ liệu.
Trên đây là cách tìm ra lỗi định dạng số trong Excel 2007 cùng với đó là cách khắc phục. Mong rằng bạn có thể áp dụng những hướng dẫn này để xử lý khi gặp lỗi định dạng. Chúc bạn áp dụng thành công, cùng đón chờ nhiều bài viết hữu ích nữa nhé!