Để đáp ứng yêu cầu của bạn đọc, bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cài đặt mail tự trả lời trong Outlook trong tất cả các phiên bản hiện đang được sử dụng: 2003, 2007, 2010 và 2013 của Microsoft. Cùng chúng tôi tìm hiểu các bước thiết lập tự động ngay sau đây nhé!
Outlook là gì?
Outlook là một chương trình hoạt động trên nền tảng Windows và được phát triển bởi công ty Microsoft để hỗ trợ những người cần một trình quản lý email. Chức năng của chương trình này là nhận và gửi email cũng như lưu trữ các tin nhắn đã nhận và đã gửi. Nó cũng có các chức năng khác, nhưng nói chung, những chức năng được mô tả ở trên là những chức năng cơ bản của nó. Hiện nay, tất cả các trình duyệt quản lý email mức sử dụng cơ sở, được thực hiện với các trình duyệt của Internet, trình duyệt này là Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera hoặc bất kỳ của nhiều trình duyệt mà tồn tại trên thị trường hiện nay. Outlook là một phần của Cài đặt Microsoft Office.
Những chức năng cơ bản của Outlook mà bạn có thể sử dụng:
- Lên lịch gửi email
- Tạo cuộc họp, nhiệm vụ và sự kiện
- Chia sẻ lịch để cải thiện tinh thần đồng đội
- Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn
- Sử dụng các thư mục để lưu trữ mọi thứ
- Quản lý danh bạ và thông tin của họ
- Viết @mentions như thể nó là một mạng xã hội
Các bước cài đặt mail tự trả lời trong Outlook
Tìm hiểu loại tài khoản mà bạn đang sử dụng
Trong các bản Microsoft Outlook 2007, 2010 và 2013
Hãy kiểm tra thanh trạng thái (dưới cùng bên phải của màn hình Outlook). Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange, thanh trạng thái sẽ hiển thị “Đã kết nối với Microsoft Exchange”.
Trong Outlook 2003
Trên menu Công cụ, nhấn vào “Tài khoản Email” ,tiếp đó nhấn vào “Xem” hoặc thay đổi tài khoản email hiện có, sau đó kiểm tra loại tài khoản bạn đang sử dụng.
Thiết lập trả lời tự động
Trong Outlook 2013 và 2010
- Nhấp vào menu “TỆP” (thường nằm ở trên cùng bên trái của màn hình Outlook) và sau đó trên tab “Thông tin”.
- Nhấp vào Trả lời tự động (Vắng mặt)
Lưu ý: Nếu tùy chọn này không xuất hiện, điều đó có nghĩa là bạn không sử dụng tài khoản Exchange.
- Trong hộp thoại “Trả lời tự động”, hãy bật hộp kiểm “Gửi trả lời tự động”.
- Nếu bạn muốn sửa đổi hoặc chỉ định ngày và khoảng thời gian, hãy chọn hộp “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”. Tiếp theo, đặt “Thời gian bắt đầu”, rồi chọn “Thời gian kết thúc”.
- Trong tab “Bên trong tổ chức của tôi”, hãy viết thông điệp bạn muốn gửi trong tổ chức của mình (email nhận được từ những người có cùng tên miền thư với bạn) và trong tab “Bên ngoài tổ chức của tôi”, hãy viết thông điệp bạn muốn gửi bên ngoài tổ chức của chúng tôi (miền thư).
- Nhấp vào “Chấp nhận” để chấp nhận các thay đổi và sửa đổi được thực hiện.
- Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”, thì tính năng “Trả lời Tự động” (Vắng mặt) sẽ tiếp tục chạy cho đến khi đạt đến ngày và giờ được đặt trong Thời gian kết thúc. Nếu không, nó sẽ tiếp tục chạy cho đến khi bạn lặp lại và chọn tùy chọn “Không gửi trả lời tự động”.
Trong Outlook 2007
- Hãy nhấp vào trình đơn “Công cụ” và sau đó nhấp vào tùy chọn trình đơn “Trợ lý vắng mặt”.
- Trong hộp sẽ mở “Trợ lý vắng mặt”, tiếp đó hãy kích hoạt hộp “Gửi phản hồi tự động từ khi vắng mặt”.
- Nếu muốn chỉ định ngày và khoảng thời gian, hãy chọn hộp “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”. Cuối cùng, hãy đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
- Trong tab “Bên trong tổ chức của tôi”, hãy viết thông điệp bạn muốn gửi trong tổ chức của mình (email nhận được từ những người có cùng tên miền thư với bạn) và trong tab “Bên ngoài tổ chức của tôi”, hãy viết thông điệp bạn muốn gửi bên ngoài tổ chức của chúng tôi (miền thư).
- Nhấp vào “Chấp nhận” để chấp nhận các thay đổi và sửa đổi được thực hiện.
- Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”, tính năng “Hỗ trợ vắng mặt” sẽ tiếp tục chạy cho đến khi đạt đến ngày và giờ được đặt trong “Thời gian kết thúc”. Nếu không, tính năng này sẽ tiếp tục chạy cho đến khi bạn lặp lại và chọn tùy chọn “Không gửi câu trả lời tự động khi vắng mặt tại văn phòng”.
Trong Outlook 2003
- Nhấp vào trình đơn “Công cụ” và sau đó nhấp vào tùy chọn trình đơn “Trợ lý vắng mặt”.
Trong hộp sẽ mở “Trợ lý vắng mặt”, hãy nhấp vào tùy chọn “Tôi hiện không có mặt tại văn phòng”. - Trong hộp “Chỉ trả lời tự động một lần cho mỗi người gửi với nội dung sau”, viết văn bản hoặc tin nhắn mà bạn muốn gửi khi bạn không có mặt tại văn phòng.
- Nhấp vào “Chấp nhận” để chấp nhận các thay đổi và sửa đổi được thực hiện.
- Trình hướng dẫn vắng mặt sẽ tiếp tục chạy miễn là cài đặt được thực hiện trong các bước trước đó, không được chỉnh sửa.
Trên đây là những bước cài đặt mail tự trả lời trong Outlook trong các phiên bản 2003, 2007, 2010 và 2013. Hy vọng, bạn sẽ thực hiện đúng và tận dụng những tiện ích mà outlook mang lại cho người dùng. Sau cùng, xin cám ơn sự theo dõi của bạn và hẹn gặp trong những bài viết tiếp theo của chúng tôi.