Hầu hết người dùng đều đang sử dụng Microsoft 365 để phục vụ cho công việc hàng ngày, tuy nhiên, liệu họ đã biết và tận dụng hết mọi tính năng có trong các ứng dụng này hay chưa? Cùng tham khảo ngay 7 thủ thuật công nghệ giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc thông minh và chất lượng hơn.
Microsoft 365 là giải pháp thông minh mang đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa biết cách tận dụng hết các tính năng mà bộ công cụ này mang lại trong quá trình làm việc. Theo các chuyên gia từ FPT Smart Cloud, doanh nghiệp muốn cải thiện và nâng cao hiệu suất vận hành với Microsoft 365 thì nên áp dụng 7 thủ thuật sau:
Theo dõi hiệu quả chuyển đổi số với tính năng Productivity Score
Productivity Score sẽ cho phép quản trị viên CNTT đánh giá hành trình chuyển đổi số và hiệu quả sử dụng bộ giải pháp Microsoft 365 của các doanh nghiệp. Tính năng này sẽ quét toàn bộ hệ thống, đưa ra những phân tích bằng số liệu, đo lường trải nghiệm của người dùng.
Điều này sẽ giúp quản trị viên có cái nhìn tổng thể và đưa ra giải pháp toàn diện để khai thác tối ưu hiệu quả của các công cụ này. Để bật tính năng này trên bộ công cụ, quản trị viên truy cập vào cổng Microsoft 365 Admin Center, nhấn chọn Report, vào Productivity Score và chọn Enable.
Sắp xếp lịch họp khoa học thông qua Scheduling Assistant
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả với nhiều người mà vẫn đảm bảo khung thời gian gian hợp lý là điều rất khó khăn. Do đó, Microsoft Outlook đã cung cấp tính năng Scheduling Assistant để doanh nghiệp có thể tham khảo các mốc thời gian trống được đề xuất giữa những người tham gia, từ đó đưa ra sự lựa chọn lịch họp phù hợp.
Tính năng “Đặt lịch họp nhanh” được tích hợp sẵn trên Outlook giúp người dùng dễ dàng sử dụng. Chỉ cần bấm vào Calendar, chọn New Meeting, kh đó tab Scheduling Assistant sẽ xuất hiện trên cùng và bạn có thể thêm người tham dự, thêm phòng để bắt đầu cuộc họp.
Sử dụng Version History để quản trị các phiên bản dữ liệu
Với Version History, doanh nghiệp không cần phải lo lắng khi có những thay đổi không mong muốn với tệp dữ liệu mà mình đang quản lý. Bởi mọi thay đổi về dữ liệu đều được lưu trữ lại để bạn có thể khôi phục từ danh mục lịch sử các phiên bản này. Người dùng sẽ sử dụng tính năng này bằng cách truy cập vào OneDrive hoặc SharePoint, nhấp chuột phải chọn tập tin muốn xem. Sau đó, chọn Version History để xem danh sách các phiên bản cụ thể, thời gian và người chỉnh sửa.
Thuyết trình chuyên nghiệp với Design Ideas
Bố cục trình bày luôn là phần tốn nhiều thời gian nhất khi sử dụng Powerpoint để báo cáo thuyết trình. Thấu hiểu được điều này, Microsoft đã tích hợp tính năng Design Ideas thông minh cho khả năng tự động tạo ra ý tưởng thiết kế.
Người dùng chỉ cần gõ nội dung, Design Ideas sẽ nhanh chóng đề xuất ý tưởng, cách bố trí đẹp mắt, chuyên nghiệp và phù hợp nhất. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chọn Design Ideas trên thanh công cụ của tab Home trong Microsoft Powerpoint.
Tối ưu phân tích dữ liệu với Analyze Data
Những công việc đòi hỏi yêu cầu cao về phân tích dữ liệu thì doanh nghiệp có thể tận dụng Analyze Data trên Excel để đơn giản hóa quá trình. Công cụ này sẽ gợi ý các loại biểu đồ trực quan cho báo cáo phân tích hiệu quả, giúp người dùng hiểu dữ liệu, cho phép đặt câu hỏi về dữ liệu. Để quá trình phân tích được tối ưu, người dùng chọn toàn bộ bảng dữ liệu, tab Home và chọn Analyze Data trên thanh công cụ.
Chia sẻ dữ liệu nhanh kèm mật khẩu
OneDrive trên Microsoft 365 cho phép bạn chia sẻ các tệp, thư mục để quá trình làm việc diễn ra thuận tiện. Đặc biệt, người dùng có thể đặt mật khẩu truy cập vào liên kết, khi chia sẻ tệp với người khác, họ sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu nhằm đảm bảo an toàn bảo mật. Tính năng Set Expiration Date cũng cho phép người dùng đặt ngày liên kết hết hạn cho mọi liên kết.
Người dùng dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp cần chia sẻ, chọn Share. Chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa, sau đó chọn ngày hết hạn, điền mật khẩu và gửi đến người nhận.
Sử dụng hiệu quả mạng xã hội doanh nghiệp Yammer
Yammer là nền tảng mạng xã hội giúp các nhân viên trong doanh nghiệp thoải mái chia sẻ, thảo luận, đóng góp ý kiến với nhau bằng cách đăng tải trạng thái, trao đổi, thả biểu tượng cảm xúc vào các bài viết. Công cụ này giúp tăng cường liên lạc, xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh cho doanh nghiệp.
Chỉ với 70,000 VNĐ/tháng/người dùng, doanh nghiệp đã có thể trang bị trọn bộ giải pháp Microsoft 365 được tích hợp “All in One” với tất cả các công cụ và tính năng thông minh dành cho nhân sự của mình, giúp rút ngắn thời gian làm việc và tối ưu hiệu suất công việc.
Thông tin chi tiết liên hệ:
FPT Smart Cloud
Fanpage: https://www.facebook.com/microsoft.fptsmartcloud
Email: info@fptcloud.com
Hotline: 1900 638 399